Privacyverklaring Handbal Vereniging Artemis 15

Versie: September 2025
Geldig vanaf: [Datum van publicatie op de website]

Handbal Vereniging Artemis 15 (hierna: “Artemis 15” of “de Vereniging”) hecht veel waarde aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer van haar leden, vrijwilligers, bezoekers en andere betrokkenen. In deze privacyverklaring, die is opgesteld in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), geven wij aan hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen dit om transparant te zijn over de verwerking van uw gegevens en om u te informeren over uw rechten.

Handbal vereniging Artemis 15 is gevestigd in Doetinchem en is aangesloten bij de Nederlandse Handbal Verbond (NHV). Voor vragen over deze privacyverklaring kunt u contact opnemen met het bestuur via info@hvartemis15.nl.

1. Voor welk doel verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor specifieke doelen. Deze doelen zijn onder meer:

Het uitvoeren van de lidmaatschapsadministratie, inclusief inschrijving bij de NHV.
Het innen en beheren van contributies en andere financiële verplichtingen.
Het organiseren en afhandelen van trainingen, wedstrijden, evenementen en andere verenigingsactiviteiten.
Het communiceren met leden, ouders/voogden, vrijwilligers en andere betrokkenen (bijv. via nieuwsbrieven, uitnodigingen of aankondigingen).
Het aanvragen en beheren van subsidies of andere financieringsmogelijkheden.
Het waarborgen van veiligheid en gezondheid, bijvoorbeeld via medische informatie voor jeugdleden.
Het publiceren van foto’s en video’s van activiteiten op de website, sociale media of in nieuwsbrieven (met toestemming).
Het beantwoorden van vragen of verzoeken via de website (bijv. contactformulieren).

De verwerking van persoonsgegevens vindt plaats op basis van de volgende grondslagen uit de AVG:

Uitvoering van een overeenkomst (lidmaatschap).
Wettelijke verplichting (bijv. aangifte bij de Belastingdienst).
Gerechtvaardigd belang (bijv. communicatie over verenigingszaken).
Toestemming (bijv. voor nieuwsbrieven of publicatie van foto’s).

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken alleen de gegevens die noodzakelijk zijn voor de genoemde doelen. Dit omvat onder meer:

Basisgegevens: naam, adres, geboortedatum, geslacht, e-mailadres, telefoonnummer en bankrekeningnummer.
Lidmaatschapsgegevens: NHV-nummer, teamindeling, aanwezigheidsregistratie.
Financiële gegevens: contributiebetalingen, facturen.
Gezondheidsgegevens: medische informatie relevant voor deelname (bijv. allergieën of blessures), alleen met toestemming en voor jeugdleden.
Overige: foto’s/video’s, IP-adres (via website-analyse) of gegevens uit contactformulieren.

Bijzondere persoonsgegevens (zoals gezondheids- of strafrechtelijke gegevens) verwerken wij alleen als dit strikt noodzakelijk is (bijv. voor een Verklaring Omtrent het Gedrag – VOG) en met uw expliciete toestemming.

3. Van wie verwerken wij persoonsgegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens van:

Leden (inclusief jeugdleden) en hun ouders/voogden.
Vrijwilligers, trainers en andere medewerkers.
Potentiële leden of bezoekers die interesse tonen (bijv. via een aanmeldformulier).
Voormalige leden.
Leveranciers of partners (bijv. voor evenementen).

Voor jeugdleden onder de 16 jaar verkrijgen wij toestemming van ouders/voogden.

4. Hoe verkrijgen wij uw persoonsgegevens?

Direct van u: via aanmeldformulieren, inschrijfformulieren of contact via de website/e-mail.
Via derden: van de NHV (bijv. bij overschrijving) of uit systemen zoals het ledenadministratiesysteem (bijv. Sportlink of vergelijkbaar).
Automatisch: via cookies op de website (zie paragraaf 8).

5. Aan wie verstrekken wij uw persoonsgegevens?

Uw gegevens worden niet langer bewaard dan nodig en alleen gedeeld als dat noodzakelijk is. Dit gebeurt met:

De NHV voor lidmaatschapsdoeleinden.
Betaalproviders (bijv. voor contributie).
Vrijwilligers of trainers die toegang nodig hebben voor hun taken.
Overheden (bijv. Belastingdienst voor subsidies).

Wij hebben verwerkersovereenkomsten afgesloten met derden zoals softwareleveranciers (bijv. voor de website of administratie) om te waarborgen dat zij AVG-compliant zijn. Gegevens worden nooit verkocht aan derden.

6. Hoe gaan wij om met uw persoonsgegevens?

Beveiliging: Wij nemen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeautoriseerde toegang, verlies of diefstal (bijv. versleuteling en toegangscontroles).
Bewaartermijn: Gegevens worden niet langer bewaard dan nodig voor het doel. Bij opzegging van lidmaatschap bewaren wij basisgegevens 7 jaar (wettelijke verplichting voor financiën). Andere gegevens worden direct gewist, tenzij u toestemming geeft voor langere bewaring (bijv. voor alumni-contact).
Gebruik voor andere doelen: Alleen als er een nauwe verwantschap is met het oorspronkelijke doel, en met uw toestemming indien nodig.

7. Wat zijn uw rechten?

Volgens de AVG hebt u de volgende rechten:

Recht op inzage: U kunt opvragen welke gegevens wij van u hebben.
Recht op rectificatie: Laat fouten corrigeren.
Recht op verwijdering (“vergeten worden”): Verwijder uw gegevens, tenzij wettelijke bewaarplicht geldt.
Recht op beperking: Beperk de verwerking tijdelijk.
Recht op dataportabiliteit: Ontvang uw gegevens in een gestructureerd formaat.
Recht om bezwaar te maken: Tegen verwerking op basis van gerechtvaardigd belang.
Recht om toestemming in te trekken: Voor verwerkingen gebaseerd op toestemming.

Verzoeken kunt u indienen via info@hvartemis15.nl. Wij reageren binnen 4 weken. Als u het niet eens bent met onze afhandeling, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (www.autoriteitpersoonsgegevens.nl).

8. Cookies en website

Onze website gebruikt functionele cookies voor een optimale werking (bijv. sessiebeheer). Analytische cookies (bijv. Google Analytics) worden gebruikt om bezoekersgedrag te analyseren, anoniem en zonder uw naam. Marketingcookies (bijv. voor social media) vereisen toestemming via een cookiemelding.

9. Foto’s en video’s

Tijdens trainingen, wedstrijden en evenementen maken wij foto’s en video’s voor promotie op de website, sociale media of nieuwsbrieven. Dit gebeurt alleen met uw toestemming, verkregen via het aanmeldformulier. U kunt publicatie weigeren of later intrekken. Neem contact op als een foto/video onverhoopt gepubliceerd is.

10. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Wij behouden ons het recht voor deze verklaring aan te passen. De meest actuele versie vindt u altijd op onze website. Bij grote wijzigingen informeren wij u via e-mail of de website.

Contactgegevens Gegevensbescherming (FG):
Bestuur Artemis ’15
E-mail: [info@hvartemis15.nl]

Privacy Beleid